Konkrétní problém.
Konkrétní postup a dopad.

Vyjednávání o ceně, zbývajících nákladech a postupu dokončení.

01 / Výchozí stav

Když jsem porovnal dosavadní náklady s tím, co podle montáže ještě zbývalo dodělat, vycházela ztráta v řádu stovek tisíc korun. Zakázka ale ještě nebyla hotová. U zbývajících prací se pořád dalo jednat o ceně i způsobu dokončení.

02 / Můj zásah

Prošel jsem s montáží, co ještě zbývá udělat, a začal to řešit se zákazníkem i dodavateli. Se zákazníkem se mi podařilo vyjednat navýšení ceny. U zbývající práce a využití techniky se podařilo dohodnout nižší náklady. Společně se zákazníkem jsme pak upřesnili, jak dokončení proběhne.

03 / Dopad

Nakonec zakázka skončila v mírném zisku. Původně očekávanou ztrátu se podařilo obrátit díky vyšší ceně pro zákazníka a nižším nákladům na dokončení.

Oddělení malého a velkého servisu a jasný postup od požadavku po podklady k fakturaci.

01 / Výchozí stav

Drobný servisní zásah potřeboval jinou evidenci než větší zakázka. U obou ale muselo být jasné, kdo převezme požadavek, zajistí práci a předá podklady k fakturaci.

02 / Můj zásah

Rozdělil jsem servis na malý a velký a pro oba vytvořil a zavedl postup. U drobných zásahů jsem nastavil jednodušší evidenci, ve které šla práce dohledat. U větších zakázek jsem nastavil vedení úplných podkladů. Popsal jsem, kdo má co na starosti od objednávky přes montáž a převzetí práce až po předání k fakturaci a jak na sebe jednotlivé kroky navazují.

03 / Dopad

V servisních zakázkách se dalo lépe vyznat. Zlepšila se evidence i rozdělení docházky a fakturace se zrychlila. Pro drobné zásahy stačila jednodušší administrativa, větší zakázky měly odpovídající podklady a práce jednotlivých lidí na sebe lépe navazovala.

Aktuální výsledky a peněžní toky jako podklad k žádosti o úpravu daňových záloh.

01 / Výchozí stav

Aktuální výsledky firmy už neodpovídaly období, ze kterého vycházely zálohy na daň z příjmů. Při přípravě žádosti o jejich úpravu bylo potřeba zohlednit také peněžní toky a prostředky vázané v zakázkách a pozastávkách.

02 / Můj zásah

Pro žádost jsem připravil aktuální výsledky a srovnání s předchozím rokem. Vysvětlil jsem, jak se hospodaření změnilo a proč minulý rok neodpovídá současné situaci. Doplnil jsem vysvětlení peněžních toků a souvislosti mezi povinností platit zálohy a prostředky, které měla firma k dispozici.

03 / Dopad

Finanční úřad žádosti vyhověl. Firma tak nemusela v daném termínu odvést zálohu přes milion korun a peníze jí zůstaly pro provoz. Výsledná roční daň se dál odvíjela od skutečného hospodaření.

Vypořádání části dosavadních nákladů, dočasné slevy a změna nájmů pro další provoz.

01 / Výchozí stav

Firma potřebovala snížit nájemní náklady v nejbližším období a upravit výdaje na další provoz. Bylo proto potřeba řešit současně stávající náklady i to, které nájmy budou pokračovat.

02 / Můj zásah

Navrhl jsem dočasné slevy z nájemného a vypořádání části dosavadních nákladů. Součástí návrhu bylo také ukončení původních nájmů a přechod do jiných prostor. Jednotlivé kroky jsem provázal tak, aby úsporu v nejbližším období doplnilo snížení pravidelných výdajů pro další provoz.

03 / Dopad

Návrh se uskutečnil v celém rozsahu. Samotná sleva z nájemného za prostory dosáhla stovek tisíc korun. Vedle ní se vypořádala část dosavadních nákladů a změnou využívaných prostor firma snížila také další nájemní výdaje.

Rozpis zadržených částek podle faktur a žádost o jejich uvolnění.

01 / Výchozí stav

Zakázky byly dokončené, ale část jejich ceny zůstávala u odběratele v pozastávkách. K uvolnění peněz bylo potřeba přiřadit zadržené částky ke konkrétním fakturám a podmínkám jednotlivých zakázek.

02 / Můj zásah

Dal jsem dohromady rozpis 27 faktur a připravil jednu souhrnnou žádost o téměř 680 tisíc Kč. U každé částky jsem zachoval odkaz na příslušný doklad. Odběratel tak dostal podklad, podle kterého mohl žádost posoudit, aniž by si musel jednotlivé částky znovu skládat.

03 / Dopad

Téměř 680 tisíc Kč se podařilo uvolnit na účet firmy. Byly to peníze za práce, které firma už provedla a na jejichž zaplacení dosud čekala kvůli pozastávkám.

Příprava podkladů pro kontroly a námitka, po které inspektorát práce zrušil konkrétní zjištění.

01 / Výchozí stav

Při kontrolách mzdové a personální agendy bylo potřeba doložit, jak na sebe navazují zaměstnanecká evidence, mzdy a odvody. To znamenalo dohledat jednotlivé dokumenty, připravit je pro kontrolu a vyřídit požadavky kontrolujících.

02 / Můj zásah

Přípravu a dohledávání dokumentů i komunikaci s kontrolujícími jsem převzal za vedení firmy. U kontroly sociálního pojištění šlo o více než tři roky mzdové agendy. V jiném případě bylo sporné předání dokumentů zaměstnanci. K němu jsem připravil podklady a námitku.

03 / Dopad

Protokol z kontroly sociálního pojištění nezaznamenal nedostatky ani nápravná opatření. U sporného předání dokumentů inspektorát práce konkrétní zjištění zrušil. Vedení nemuselo podklady samo shromažďovat ani vyřizovat požadavky kontrol; potřebné okolnosti jsem doložil příslušnými dokumenty.

Převzetí účetnictví během roku, doplnění podkladů a týdenní přehled toho, co zaplatit a co urgovat.

01 / Výchozí stav

Účetnictví firmy s obratem kolem 12 milionů Kč jsem přebíral v průběhu roku. Bylo potřeba převzít a doplnit podklady a navázat na dosavadní evidenci. Faktury se vystavovaly v samostatné aplikaci a část pohledávek a závazků se sledovala ještě souběžně v Excelu.

02 / Můj zásah

Vyžádal jsem si předání podkladů a doplnil účetnictví za předchozí část roku i mzdovou historii. Průběžně jsem při tom dořešoval návaznosti zůstatků a bank. Převzal jsem také vystavování faktur a nastavil týdenní přehled pohledávek, závazků a připravovaných plateb.

03 / Dopad

Už v prvním měsíci dostalo vedení přehled neuhrazených faktur i průběžných výsledků hospodaření. Asistentka už nemusela vést souběžnou evidenci ani vystavovat faktury. Každý týden pak firma dostávala přehled, co je potřeba urgovat a které platby připravit.

Přenos běžných faktur do účetnictví a samostatná kontrola neúplných nebo chybných údajů.

01 / Výchozí stav

E-shop vystavoval několik tisíc faktur za rok. Při zpracování účetnictví se údaje z každé z nich zadávaly ručně, přestože už byly uložené v systému e-shopu.

02 / Můj zásah

Prošel jsem možnosti exportu z e-shopu a prověřil, jak údaje převést do účetního programu. Přenos jsem nastavil a ověřil na zpracování dokladů. Běžné faktury pak procházely automaticky. Pokud byly údaje neúplné nebo chybné, bylo potřeba takový doklad vyřešit zvlášť.

03 / Dopad

Běžné faktury už nebylo nutné přepisovat jednu po druhé. Při účetním zpracování zůstala kontrola dat a řešení výjimek. S rostoucím počtem objednávek tak nemuselo stejným tempem přibývat ručního zadávání.

Majitelé měli přibližně půl roku na přípravu dalšího financování.

01 / Výchozí stav

Mzdy a dodavatelé se museli platit průběžně. Část firemních peněz přitom zůstávala v pohledávkách a pozastávkách. Ze samotného zůstatku na účtu nebylo vidět, kdy už očekávané příjmy nebudou na provozní výdaje stačit.

02 / Můj zásah

Do výhledu peněžních toků jsem zahrnul dostupné prostředky, očekávané úhrady a závazky. Peníze v pozastávkách jsem vyčlenil. Při předpokládaném vývoji vycházela přibližně za půl roku potřeba dalšího financování. Upozornil jsem na to vedení.

03 / Dopad

Majitelé měli přibližně půl roku na rozhodnutí o dalším financování a jeho přípravu. Prostředky pak doplnili.

Samostatné zpracování mezd při růstu firmy a zachování účetnictví u klienta.

01 / Výchozí stav

Přebíral jsem samostatné zpracování mezd. Finanční účetnictví dál vedla účetní klienta. Bylo potřeba domluvit, jak si firma, personalistika a externí mzdová účtárna budou předávat docházku, smlouvy a změny.

02 / Můj zásah

První mzdy jsem zpracoval pro 20 zaměstnanců. S klientem jsem průběžně řešil nástupy, odchody, doplnění podkladů a návaznost zaměstnanecké evidence. K výpočtu mezd jsem připravoval výplatní pásky, rekapitulace, přehledy a podklady k platbám. Finanční účetnictví zůstalo u interní účetní.

03 / Dopad

Postupně jsem už každý měsíc zpracovával mzdy pro 100 zaměstnanců. Přibylo změn i podkladů a spolupráce pokračovala i v tomto rozsahu. Firma si při růstu ponechala vlastní finanční účetnictví i zavedené kontakty pro každodenní předávání informací.

Nepotvrzený soupis prací, přímé jednání s odběratelem a následné vypořádání sporné části.

01 / Výchozí stav

Odběratel ani po čtvrté výzvě nepotvrdil soupis provedených prací. Nápravu opakovaně sliboval, ale vyúčtování zakázky se pořád neposouvalo.

02 / Můj zásah

Jednal jsem přímo s majitelem odběratele. Po opakovaných nesplněných slibech jsem se rozhodl na potvrzení soupisu dál nečekat. Vystavil jsem fakturu a datovou schránkou ji poslal společně s podrobnou dokumentací provedených prací a veškerou vzájemnou komunikací. Potom jsem opakovaně urgoval zaplacení.

03 / Dopad

Po urgencích odběratel uhradil 800 tisíc Kč. Dalších více než 330 tisíc Kč odmítl zaplatit kvůli rozsahu a ceně prací a spor se dostal k soudu. Z této sporné části bylo přibližně 150 tisíc Kč odepsáno. Zbývajících přibližně 180 tisíc Kč odběratel zaplatil. Uhradil také soudem přiznanou náhradu nákladů řízení, včetně nákladů na právní zastoupení a soudního poplatku.

Předání podkladů od technika přes vedoucího až k elektronickému odeslání faktury.

01 / Výchozí stav

Potvrzený servisní list vozil z místa zásahu technik. Dokument potom skenoval vedoucí a později znovu účetní. Faktura včetně příloh se posílala poštou. Práce už byla dokončená, ale pro její vyúčtování se ještě čekalo, než budou podklady pohromadě.

02 / Můj zásah

Nastavil jsem předávání tak, že technik naskenoval potvrzený dokument už na místě. Vedoucí doplnil objednávku a přílohy a účetní z nich vystavil fakturu k elektronickému odeslání. Připravil jsem sdílené složky, přístupy a vzory dokumentů. Se zaměstnanci jsem pak prošel jednotlivé kroky na skutečných zakázkách.

03 / Dopad

Účetní už nemusel čekat, až se vrátí papírový dokument, a stejný podklad se neskenoval opakovaně. Bylo jasné, kdo kterou část doplní a komu ji předá. Fakturu tak bylo možné vystavit dříve po dokončení práce.

Podmínky víceprací, zadržovaných plateb a nákladů při změně zakázky.

01 / Výchozí stav

Před podpisem smlouvy na dodávku a montáž jsem prošel, co její podmínky znamenají pro peníze firmy. Návrh obsahoval vysoké denní sankce, srážku z cen dodatečných prací a zadržování části plateb. Bylo potřeba dořešit i to, co se zaplatí, když zákazník rozsah zakázky později omezí.

02 / Můj zásah

Připravil jsem připomínky k ekonomickým podmínkám a řešil jejich úpravu. Denní sankce za dílčí termín se snížila z 10 000 na 2 000 Kč, za dokončení z 15 000 na 5 000 Kč. Do znění se dostal i celkový strop smluvních pokut a sankcí 10 % ceny díla bez DPH.

U dodatečných prací, které nebyly v původní nabídce, se srážka z ceníkových cen snížila z 20 na 14 %. Na přípravu jejich rozpočtu měla firma místo tří dnů sedm. Řešil jsem také schvalování soupisů prací: pokud se zákazník do sedmi dnů nevyjádří, podle upravených podmínek je možné fakturovat.

Doplnili jsme úhradu již vzniklých nákladů při omezení zakázky a upřesnili vypořádání vícenákladů, pokud zákazník dodá jiné rozměry, než jaké nakonec budou na stavbě. U první poloviny zádržného se do znění dostal nejzazší termín pro vznik nároku na její uvolnění a postup žádosti o zaplacení.

03 / Dopad

Zákazník upravené podmínky přijal. Firma tak do zakázky vstupovala s nižšími sankcemi a menší srážkou z cen dodatečných prací. Předem byly popsané také podmínky fakturace, uvolnění zadržované části ceny a úhrady nákladů při omezení zakázky.

Od opravy účetnictví k pravidelným přehledům o firmě a ziskovosti zakázek.

01 / Výchozí stav

Když jsem s firmou začal spolupracovat, bylo nejprve potřeba dát do pořádku účetnictví. Vedení se potřebovalo opřít o jeho údaje a pravidelně vidět také to, jak do celkového výsledku firmy přispívají jednotlivé zakázky.

02 / Můj zásah

Začal jsem nápravou účetnictví. Postupně jsem zavedl pravidelné přehledy pro vedení a sledování ziskovosti jednotlivých zakázek. Vedle výsledku celé firmy tak bylo vidět, z jakých zakázek se skládá.

03 / Dopad

Vedení mělo pravidelně k dispozici údaje o hospodaření firmy i výsledky jednotlivých zakázek. Tyto přehledy mohlo používat při průběžném řízení firmy a rozhodování o zakázkách.

Uplatnění nároku za škodu při stavebních pracích, uznání škody a doplacení faktury.

01 / Výchozí stav

Dodané prvky byly při stavebních pracích poškozeny. K uplatnění nároku bylo potřeba doložit, jak škoda vznikla, ke které objednávce se vztahuje a jaké byly náklady na dodávku a montáž.

02 / Můj zásah

Připravil jsem uplatnění nároku na více než 460 tisíc Kč. Odkázal jsem v něm na konkrétní objednávku a fakturu. Doplnil jsem čestné prohlášení, že škoda nebyla uplatněna jinde, a souhlas s tím, aby pojišťovna poslala pojistné plnění pojištěnému.

03 / Dopad

Pojišťovna uznala viníkovi škodu v celé výši uplatněného nároku. Protistrana potom doplatila fakturu a případ byl uzavřen.

Doložení zahájení podnikání a registračních podání pomohlo vyjasnit nesoulad mezi evidencemi úřadů.

01 / Výchozí stav

Podnikateli přišlo oznámení, že nesplnil podmínky pro vstup do paušálního režimu. Bylo potřeba zjistit, kdy zahájil podnikání, kdy podal registrace a jak na ně navazovaly platby.

02 / Můj zásah

Prošel jsem jednotný registrační formulář a porovnal ho s údaji u sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny a s úhradami. Z konkrétních dat jsem sestavil časovou posloupnost a připravil podání finančnímu úřadu. Vysvětlil jsem v něm, proč má úřad situaci posoudit znovu.

03 / Dopad

Finanční úřad uznal stížnost jako důvodnou. Věc znovu prověřil a potvrdil, že podnikatel podal oznámení včas a je od zahájení činnosti evidován v prvním pásmu paušálního režimu.

S klientem jsem počítal hodiny, přesčasy a příplatky při plánování směn.

01 / Výchozí stav

U zaměstnavatele se směnným provozem záleželo na tom, jak se v rozvrhu střídají pracovní a volné dny. Rozložení ovlivňovalo počet hodin i příplatky. Při výpočtu výplaty by už bylo na úpravu odpracovaných směn pozdě.

02 / Můj zásah

S klientem jsem upravoval směny a klouzavé dny volna. Průběžně jsem přitom kontroloval, jak vychází vyrovnávací období. Před koncem pololetí jsem mohl potvrdit, že za celé pololetí nevycházejí žádné přesčasy, pokud se v posledním měsíci dodrží připravený rozvrh.

03 / Dopad

Vedení mělo tyto propočty k dispozici už při plánování. Také u dalšího navrženého rozvrhu jsem vyčíslil nákladové důsledky, aby o nich bylo možné rozhodnout předem, než zaměstnanci směny odpracují.

Dohledání a potvrzení servisních listů a protokolů, bez kterých nešlo hotovou práci vyúčtovat.

01 / Výchozí stav

Práce byly provedené a firma už nesla jejich náklady. K vyúčtování ale chyběly potvrzené servisní listy a předávací protokoly. Některé se vracely pozdě, jiné zůstávaly nedořešené mezi projektovým manažerem, provozem a zákazníkem.

02 / Můj zásah

Procházel jsem, u kterých prací chybí podklad k fakturaci, a urgoval odpovědné vedoucí. Když běžné předávání dokumentů nestačilo, jednal jsem přímo se zákazníkem o potvrzení provedených prací, aby je firma mohla vyúčtovat.

03 / Dopad

Po doplnění a potvrzení podkladů se do fakturace dostaly práce v nižších statisících korun ročně. Firma tak mohla vyúčtovat i tu práci, kterou už odvedla, ale dosud k ní neměla potřebné potvrzení.

Ve výkazech neseděly pohledávky ani průběh nákladů a výnosů. Sepsal jsem, co před případným převzetím doplnit a prověřit.

01 / Výchozí stav

Stavební firma vykazovala vysoký zisk. Před případným převzetím účetnictví jsem ale potřeboval ověřit, co za ním je. Chyběla část bankovních podkladů, pohledávky nebyly aktuální a měsíční náklady neodpovídaly průběhu výnosů.

02 / Můj zásah

Prošel jsem předané výkazy a kontroloval, jak na sebe jejich údaje navazují. Zpracoval jsem manažerský rozbor a sepsal, které podklady je potřeba doplnit a co ověřit při rekonstrukci účetnictví.

03 / Dopad

Vedení dostalo konkrétní přehled nesouladů a kroků, které by bylo potřeba při převzetí udělat. Mohlo podle něj posoudit stav účetnictví i rozsah další práce. Moje práce v tomto případě spočívala v diagnostice a přípravě plánu; samotná rekonstrukce účetnictví je samostatný krok.

Přihláška podložená skutečnou činností, fakturací a provozním zázemím.

01 / Výchozí stav

Při přechodu z neplátce na plátce DPH bylo potřeba doložit skutečnou činnost. K registraci tak bylo nutné připravit i podklady k poskytovaným službám, fakturaci, výdajům a zázemí podnikání.

02 / Můj zásah

K přihlášce jsem sestavil popis činnosti a přehled fakturace a provozních výdajů. Přidal jsem údaje o bankovním účtu a zázemí podnikání. Vysvětlil jsem, jaké služby se poskytují a jak je jejich poskytování zajištěné.

03 / Dopad

Rozhodnutí o registraci k DPH bylo doručeno osm kalendářních dní po podání přihlášky. Na registraci navázaly změny v účetnictví a fakturaci.

Dvě související výzvy, přehled 21 zakázek a propojení dodavatelských a odběratelských faktur.

01 / Výchozí stav

U dvou stavebních firem jsem řešil související výzvy finančního úřadu. Jedna se týkala sedmi přijatých faktur, druhá dodávek za čtyři měsíce. Úřad chtěl doložit, jak spolu souvisejí přijaté faktury, faktury zákazníkům a další dokumenty. U některých zakázek se přitom během práce změnil rozsah, ale objednávka zůstala původní. Jinde práce a fakturace spadaly do různých období.

02 / Můj zásah

Pro širší výzvu jsem sestavil tabulku 21 zakázek. Ke každé jsem přiřadil přijaté a vydané faktury, částky i období a připojil související objednávky, smlouvy a soupisy prací.

U sedmi faktur druhé firmy jsem rozepsal, co se na stavbách skutečně udělalo a proč se faktury lišily od objednávek. Vysvětlil jsem také, proč část prací přešla do dalšího roku a náklady zůstaly v nedokončené výrobě. Tabulky, podklady i věcné vysvětlení jsem připravil já. Podání s průvodním dopisem zajistil daňový poradce.

03 / Dopad

V podkladech se dalo dohledat, kdo práce provedl, komu je vyfakturoval a ke které zakázce patřily. Po předání vysvětlení už finanční úřad ani u jedné z obou výzev další doplnění nepožadoval.

Kalkulace přímých nákladů a odměna obchodníka podle výsledku zakázky.

01 / Výchozí stav

Pro přípravu nabídek chyběl společný podklad, ve kterém by se potkala prodejní cena, skutečné náklady a odměna obchodníka. Samotná velikost zakázky přitom neříkala, kolik firmě po její realizaci zůstane.

02 / Můj zásah

Připravil jsem kalkulaci, do které jsem zahrnul materiál, práci včetně odvodů a další přímé náklady. Z ní pak vycházela pravidla pro odměnu podle dosaženého výsledku zakázky. Při obchodním rozhodování tak bylo vidět vedle obratu také to, co firmě zbude po zaplacení přímých nákladů.

03 / Dopad

Podle stejné kalkulace mohla firma připravovat nabídky a následně vyhodnocovat zakázky. Do odměny obchodníka se promítal výsledek realizace, takže měl důvod sledovat spolu s prodejní cenou také náklady.

Platby kartami, průběžné předávání účtenek a dohledávání chybějících dokladů.

01 / Výchozí stav

Ve firmě se každý měsíc sešly stovky účtenek. Vyúčtovávaly se najednou proti hotovostním zálohám. S odstupem se pak dohledávalo, za co se platilo a ke kterým výdajům ještě zbývá doplnit doklad.

02 / Můj zásah

Zavedl jsem placení kartami a průběžné předávání naskenovaných účtenek. Účtenky se párovaly s konkrétními platbami na bankovním účtu. Chybějící doklad tak šlo řešit průběžně, dokud si lidé v provozu ještě pamatovali, za co zaplatili.

03 / Dopad

Doklady začaly přicházet průběžně během měsíce. U plateb kartou bylo možné porovnat účtenku s konkrétním výdajem na účtu, místo aby se vše dohledávalo až při vyúčtování hotovostních záloh. Na konci měsíce už nečekala jedna velká dávka účtenek.

Opravy evidencí a rozdělení práce při doplnění měsíčních hlášení zaměstnavatele.

01 / Výchozí stav

Na mzdové agendě zaměstnavatele pracovaly dvě účtárny. U jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele nesouhlasila evidence zaměstnanců s registracemi a odeslanými údaji. Opakovat podání nestačilo.

02 / Můj zásah

Prošel jsem chybové zprávy a návaznosti jednotlivých evidencí. Připravil jsem opravy a sepsal další postup. Opravit jsem musel také identifikátor ve vlastních podkladech. S klientem a druhou účtárnou jsme si rozdělili zbývající kroky tak, aby na sebe výsledné údaje zaměstnavatele navazovaly. Podání pak dokončila kolegyně.

03 / Dopad

Klient následně potvrdil, že všech šest řešených měsíčních hlášení je zpracovaných a úplných.

Podklady a žádost o vrácení peněz složených na DPH při pořízení vozidla z EU.

01 / Výchozí stav

Firma pořídila vozidlo z jiného státu EU a před jeho registrací složila finančnímu úřadu zálohu na DPH ve vyšších stovkách tisíc korun. Po podání přiznání a registraci vozidla bylo potřeba požádat o vrácení peněz a doložit související platby i doklady.

02 / Můj zásah

Pro firmu jsem na základě plné moci připravil podklady a žádost o vrácení přeplatku vzniklého složením zálohy. K žádosti jsem připojil doklad o nákupu vozidla, výpočet částky, potvrzení plateb a doklady k registraci. Žádost navazovala na již podané přiznání k DPH a byla doručena finančnímu úřadu.

03 / Dopad

Tři týdny po podání žádosti přišla celá záloha ve vyšších stovkách tisíc korun zpět na firemní účet. Firma tak mohla znovu použít peníze, které měla po dobu vyřizování vázané u finančního úřadu.

Námitku s potvrzením úhrady jsem odeslal den po doručení vyrozumění. Úřad chybnou evidenci opravil.

01 / Výchozí stav

Finanční úřad použil část přeplatku DPH na povinnost, kterou firma už zaplatila. Ve vyrozumění tak figuroval nedoplatek, který neodpovídal provedené úhradě.

02 / Můj zásah

Porovnal jsem vyrozumění s platbou a doložil, že firma povinnost splnila. Hned následující den po doručení vyrozumění jsem připravil a odeslal námitku, ke které jsem přiložil potvrzení úhrady.

03 / Dopad

Správce daně námitce vyhověl, uznal nesprávně evidovaný nedoplatek a uvedl poukázání částky přes 42 tisíc Kč. Podařilo se tak napravit nesoulad, který blokoval vrácení peněz firmě. Nešlo o prominutí daně ani pokuty; doložil jsem povinnost, kterou už firma měla splněnou.

Dohledání faktury subdodavatele, její zaúčtování a vysvětlení listopadového výsledku.

01 / Výchozí stav

Servisní firma už zákazníkovi vyfakturovala práci, ale faktura subdodavatele v účetnictví ještě nebyla. V listopadovém výsledku tak chyběl náklad na tuto zakázku a zisk vycházel vyšší, než odpovídalo provedené práci.

02 / Můj zásah

Na chybějící náklad jsem upozornil a fakturu opakovaně urgoval. Dorazila v lednu. Zaúčtoval jsem ji a s daňovým poradcem řešil, jak navazuje na listopadové plnění, DPH a kontrolní hlášení. Nabídl jsem také úpravu přehledů hospodaření, které už firma dostala.

03 / Dopad

Faktura byla dohledaná a zaúčtovaná. Vedení dostalo vysvětlení, který náklad v původním průběžném zisku chyběl, proč výsledek zakázky vypadal lépe a které výstupy je potřeba při dalším rozhodování zohlednit.

Přehled platností, navazujících termínů a podkladů pro další zaměstnávání.

01 / Výchozí stav

U zaměstnavatele zahraničních pracovníků bylo potřeba průběžně sledovat platnost oprávnění a přípravu dalšího postupu. Ke končícímu oprávnění musela personalistika znát také stav potřebných podkladů a kroky, které zbývalo vyřídit.

02 / Můj zásah

Zavedl jsem přehled platností oprávnění a souvisejících termínů. Upozorňoval jsem na případy, které bylo potřeba začít řešit, a urgoval doplnění dokladů. Personálnímu týmu jsem předával konkrétní seznam zaměstnanců a navazujících kroků, aby mohl potřebné záležitosti vyřizovat s předstihem.

03 / Dopad

Za jeden rok používání přehledu nebylo u sledovaných zaměstnanců nutné ukončit pracovní poměr kvůli nevyřešenému oprávnění. Zaměstnavatel měl díky přehledu možnost řešit další postup s předstihem a omezit tak dopady končících oprávnění na provoz.

Úhrada faktury s potvrzeným soupisem prací, otevřené předání díla a navazující pozastávky.

01 / Výchozí stav

Zakázka byla dokončená a k faktuře byl potvrzený soupis provedených prací. Faktura ale zůstávala po splatnosti. Po odečtení pozastávek šlo o více než 200 tisíc Kč. Zároveň bylo potřeba dořešit podpis předávacího protokolu.

02 / Můj zásah

Urgoval jsem zaplacení faktury a současně řešil předání díla. Před koncem svého zapojení do případu jsem získal příslib, že bude předávací protokol podepsán.

03 / Dopad

Faktura za více než 200 tisíc Kč byla po urgencích zaplacená. V době, kdy moje zapojení končilo, ale předávací protokol ještě podepsaný nebyl. Uvolnění pozastávek dál záviselo na jeho podpisu.

Finanční rozbor majetku, pohledávek a potřeby financování pro jednání společníků.

01 / Výchozí stav

Když se zvažovalo vypořádání podílu, bylo potřeba posoudit vlastní kapitál a výsledek posledního roku v širších souvislostech. Část hodnoty firmy byla v pohledávkách a pozastávkách. Do rozboru proto patřily také dostupné peníze a financování dalšího provozu.

02 / Můj zásah

Pro širší podklad k jednání o podílu jsem zpracoval finanční rozbor. Prošel jsem majetek a hospodaření firmy, pohledávky i pozastávky, dostupné peníze a potřebu dalšího financování. Oddělil jsem přitom vykázané účetní hodnoty a současné hospodaření od toho, jaké výsledky se teprve očekávají do budoucna.

03 / Dopad

Společníci měli pro jednání konkrétní podklad k tomu, co stojí za účetní hodnotou společnosti. Bylo z něj patrné, proč pro vypořádání nestačí samotný účetní údaj a proč je potřeba zohlednit také současné hospodaření a další financování firmy.

Registrace, předávání dokladů a první fakturace po založení společnosti.

01 / Výchozí stav

Společnost byla založená u notáře. Podnikatel pak potřeboval vyřídit registrace a nastavit účetnictví. Současně potřeboval vědět, jak předávat první doklady, vystavovat faktury a pokračovat v běžném zpracování.

02 / Můj zásah

Vyřídil jsem potřebné registrace a nastavil účetnictví pro první doklady a faktury. Řešil jsem přitom živnostenské oprávnění, zápis společnosti i daňovou registraci. Později následovala také registrace k DPH.

03 / Dopad

Firma měla po založení vyřízené potřebné registrace a nastavené účetnictví. První fakturace a předávání dokladů tak mohly pokračovat v běžném účetním zpracování.

Dvě sady dokladů se podařilo zaúčtovat a opravené faktury schválit k úhradě. Další položky zůstaly otevřené.

01 / Výchozí stav

K původním fakturám přicházely od dodavatele dobropisy a náhradní doklady. Jejich vzájemné vazby si ale neodpovídaly a nesoulad byl i v daňovém režimu. Někde chyběl protokol nebo zdůvodnění, jinde se nová faktura vztahovala k práci, která už byla vyúčtovaná.

02 / Můj zásah

Doklady jsem rozepsal po jednotlivých fakturách, aby bylo vidět, co je vyřešené a co ještě vyžaduje opravu. U dvou sad jsem propojil původní fakturu, dobropis a nový doklad. Upravil jsem, ke kterému dokladu se váže předávací protokol, a připravil zápočet i podklady k zaplacení.

03 / Dopad

Dvě opravené sady se podařilo zaúčtovat. Od dodavatele se k nim vracely podepsané navazující podklady a vedení potom schválilo obě opravené faktury k úhradě. Klient měl oddělené položky, které už mohl zaplatit, od těch, které stále potřebovaly opravu.

Kontrola součtu hodin a návaznosti výkazu na pracovní poměr.

01 / Výchozí stav

Při kontrole podkladů ke mzdám nesouhlasil součet hodin v docházce. Bylo potřeba prověřit také vykázané směny vůči době trvání pracovního poměru.

02 / Můj zásah

Zkontroloval jsem součet hodin i to, zda vykázané směny odpovídají době trvání pracovních vztahů. Na nesrovnalosti jsem upozornil klienta a ještě tentýž den mu poslal opravený výkaz.

03 / Dopad

V opraveném výkazu už součet hodin odpovídal mzdové rekapitulaci. Klient mohl podle tohoto podkladu zkontrolovat zpracované mzdy.