Výchozí stav
Potvrzený servisní list vozil z místa zásahu technik. Dokument potom skenoval vedoucí a později znovu účetní. Faktura včetně příloh se posílala poštou. Práce už byla dokončená, ale pro její vyúčtování se ještě čekalo, než budou podklady pohromadě.
Můj zásah
Nastavil jsem předávání tak, že technik naskenoval potvrzený dokument už na místě. Vedoucí doplnil objednávku a přílohy a účetní z nich vystavil fakturu k elektronickému odeslání. Připravil jsem sdílené složky, přístupy a vzory dokumentů. Se zaměstnanci jsem pak prošel jednotlivé kroky na skutečných zakázkách.
Dopad
Účetní už nemusel čekat, až se vrátí papírový dokument, a stejný podklad se neskenoval opakovaně. Bylo jasné, kdo kterou část doplní a komu ji předá. Fakturu tak bylo možné vystavit dříve po dokončení práce.
Jak na sebe kroky navazovaly
- Sken dokumentu přímo na místě
- Doplnění objednávky a příloh
- Elektronická fakturace bez čekání na papír
Schéma shrnuje popsaný postup. Výsledky se vztahují k tomuto případu; rozsah další spolupráce se domlouvá podle konkrétní situace.
Řešíte podobnou situaci?
Probereme, s čím potřebujete pomoci a jak by spolupráce mohla fungovat. Úvodní konzultace je zdarma.
